|
|
| Written by Белоус Вячеслав Романович Февраль 07, 2010, 18:37:50 |
|
Уважаемые коллеги ! Эти статьи помещены не для обсуждения, а, прежде всего, как мой архив. Но я буду очень счастлив и благодарен каждому кто прочитает их и выскажет своё мнение или замечание.
Эта статья была опубликована в журнале «Морской флот» № 1 в 1981 году как отзыв на статью капитана-наставника ЧМП Р. Евграшкина «Работа с руководящими документами на судне».
Совершенствовать систему делопроизводства на судах
В. Белоус, штурман дальнего плавания, Черноморское пароходство
В статье «Работа с руководящими документами на судне» (МФ № 8,1980) капитан-наставник Черноморского пароходства Р. Евграшкин правильно поднимает вопрос об улучшении делопроизводства на судах. Только по коммерческой практике и информации по портам на суда поступают научные и практические материалы от ЦРИА «Морфлот», ЦНИМФа, ЦБНТИ ММФ, БНТИ пароходства, информационные циркуляры, рекомендации капитанам и т.д.
Все эти материалы очень нужны, однако издаются они без чёткой системы, т. е. в одном сборнике даётся информация как по портам, порой разных стран, так и по техническим условиям перевозки часто совершенно различных грузов и проч.
Для того чтобы весь нормативный, научный и практический материал можно было чётко систематизировать и эффективно использовать, необходима хорошо продуманная единая система делопроизводства на судах и чёткая инструкция к ней. Каж- дый нормативный документ, научный или практический материал ещё при составлении следует готовить в определённую папку на судне. Он должен иметь свой шифр и порядковый номер, чтобы сразу при регистрации его на судне можно было обнаружить отсутствие предыдущего документа, а по шифру подшить в соответствующую папку.
При создании такой системы необходимо использовать опыт делопроизводства, накопленный на судах. На флоте сложи- лась практика информацию по коммерческой части сосредотачивать в папках по грузам с аналогичными техническими усло- виями и правилами перевозки и по циклам таких работ, как фумигация, бункеровка, оформление грузовых документов, морского протеста и т.д.
В папках по портам систематизируется информация в зависимости от того, при выполнении какого цикла, при перевозке какого груза или при заходе в какой порт необ ходимо руководствоваться данным документом. Если указан определённый порт -- документ подшивается в папку страны, в которой он находится; если назван груз -- в папку к грузам с аналогич- ными правилами техническими условиями перевозки; если определён цикл работ -- в папку по циклам. В результате, при следовании в определённый порт за определённым грузом или при производстве определённого цикла работ можно взять папку порта , груза или цикла и руководствоваться всеми документами и материалами, накопленными по данному порту, грузу или циклу.
Для систематизации информации по портам за основу удобно взять Классификатор морских советских и иностранных портов. Если первую цифру шифра порта, обозначающую континент, заменить двумя первыми буквами его названия, а через дробную черту поставить порядковый номер страны этого континента по Классификатору, то с учётом того, что название порта всегда указывается в самом документе, этих данных будет вполне достаточно. Это совсем не значит, что на судне прийдётся заводить более полутора сотен папок. Ведь информация поступает не по всем странам. Кроме того, несколько стран одного континента можно объединить в одну папку, поставив на ней шифр, например, А3/01-09. В неё войдут страны Азии с порядковыми номерами от 01 до 09 по Классификатору.
Собственно, с введением шифров к судовым папкам «по портам» в существующей систематизации информации ничего не изменится, она станет только более конкретной.
Например, в настоящее время на судах Черноморского пароходства имеются папки «Порты Красного моря и Аденского залива» и «Порты восточного побережья Африки».Информацию по таким портам как Бербера, Джибути, можно подшить в любую из этих папок. С введением шифров порт Бербера, шифр которого по классификатору 334029, пойдёт в папку АФ/34: первая цифра шифра 3 обозначает континент Африка, 34 -- порядковый номер страны на континенте -- Сомали. Порт Джибути фойдёт в папку АФ/35, так как шифр его 335016, или в объудунённую папку АФ-30/40.
Информацию по грузам прежде всего необходимо систематизировать по типам судов: танкеры, рефрежераторы, лесовозы, контейнеровозы и т. д . Такая информация, как, например определение теплового состояния вязких нефтепродуктов, необ- ходима только на танкерах, а на судах других типов она будет мешать. На каждом типе судов нужно собирать только ту информацию, которая может понадобиться в практической деятельности. Самая широкая номенклатура относится к генераль- ным и навалочным грузам. Папки «по грузам» есть не что иное как дополнение к тарифным руководствам 4-М и 5-М, поэтому некоторым из них удобно присвоить номера разделов тарифного руководства 4-М, дополнением к которым они являются. Так, например, папке «Скоропортящиеся грузы» лучше присвоить номер 35, так как она является дополнением к разделу 35 тарифного руководства 4-М. Папки «По циклам» тоже частично являются дополнением указанного документа (такие, например, как «Оформление грузовых документов»).
С созданием чёткой системы делопроизводства откроется возможность научно организовать работу командного состава флота, т. е. привлечь его к постоянному накоплению практического материала. Оценивая материалы в баллах, можно с большой точностью определить такой параметр личности командира, как способность творчески относиться к своей работе.
Возьмём, например, проработку морских переходов штурманским составом, необходимость которой для безаварийного плавания трудно переоценить. Выполняется она на каждом судне, требует не малой затраты времени, а качество её прямо- пропорционально опыту и подготовке судоводителя.
Следовательно, если определённым путём прошло сто судов, то мы с уверенностью можем сказать, что средний уровень качества проработки этого перехода равен среднему уровню подготовки штурманского состава вообще. А ведь такую проработку мог прислать в службу мореплавания один из судоводителей, прошедших этот путь одним из первых. После проверки капитаном-наставником его можно издать и разослать по судам для помещения в определённую папку для исполь- зования при плавании описанным путём. Тот же капитан-наставник смог бы этой работе дать соответствующую оценку, которая пошла бы на личный счёт автора. Тогда остальным судоводителям, готовящимся к этому переходу, потребовалось бы значительно меньше времени для проработки, что позволило бы им дополнить и усовершенствовать её, а свои замечания и дополнения прислать в службу мореплавания, получая за это свои баллы оценки.
|
|
|
|
|
| Blog Statistics |
| Просмотров: 2241 |
| Тем: 5 |
| Comments: 4 |
| Статус: Public |
|
|
